Pengertian dan Tugas Penting Shipping Agency Indonesia

Agen adalah suatu perusahaan atau lembaga yang berperan sebagai perantara dengan kuasa serta wewenang dari sebuah badan usaha. Lantas, bagaimana dengan shipping agency Indonesia?

Secara garis besar memang tidak jauh berbeda, karena shipping agency merupakan penyebutan untuk agensi perkapalan. Sesuai namanya, agensi ini berada di setiap pelabuhan, baik untuk skala nasional maupun internasional.

Pengertian Shipping Agency

Dengan kata lain, shipping agency adalah perwakilan dari pemilik atau penyewa kapal untuk memanajemen atau mengorganisir semua hal yang diperlukan. Logikanya, tidak mungkin sebuah kapal mengurus segala keperluan sendiri.

Sebab saat bersandar ke suatu pelabuhan, setiap kapal harus menyiapkan beberapa dokumen yang diperlukan. Selain jumlahnya lumayan banyak, hal ini juga cukup menyita waktu, sehingga akan memengaruhi waktu sandar.

Belum lagi kegiatan bongkar-muat yang juga membutuhkan waktu sendiri dan tentu akan sangat repot, jika harus mencari gudang sendiri. Oleh karena itu, sebuah perusahaan membutuhkan agen perkapalan.

Tugas Shipping Agency Indonesia

Setidaknya dengan menyewa jasa shipping agency, pemilik atau penyewa kapal tidak harus turun sendiri ke pelabuhan untuk mengurus semua keperluan. Di bawah ini adalah gambaran tugas dari agensi perkapalan:

Perencanaan Kedatangan Kapal
Setiap bulan, shipping agency pusat akan memberikan tentang jadwal kunjugan kapal, maksimal 7 hari sebelum bersandar. Jadwal tersebut harus dilengkapi dengan informasi tentang ships particular, port of call list, crew list, dan sebagainya.

Setelah menerima kabar dari pusat, pihak kantor cabang harus mengajukan permohonan serta pemberitahuan kepada instansi-instansi terkait di pelabuhan. Di antaranya pihak Badan Otoritas, bea cukai, pemadam kebakaran, dan lain-lain.

Selanjutnya, shipping agency juga harus mencari Perusahaan Bongkar Muat atau PBM beserta dokumen yang diperlukan. Satu tugas utama yang tak kalah penting adalah memesan anchorage spot untuk kapal bersandar.

Mengorganisir Saat Kapal Bersandar
Saat kapal sudah bersandar, agensi kapal memegang tugas serta tanggung jawab yang tidak kalah besar, beberapa di antaranya:

• Mengambil dokumen dari kapten kapal dan menyampaikannya ke dinas terkait
• Memantau kegiatan bongkar muat setiap hari atau daily report untuk meminimalisir sesuatu hal yang dapat merugikan pihak penyewa jasa
• Memungut freight atau uang jasa angkut sesuai perintah
• Menyelesaikan tagihan maupun klaim yang ditujukan untuk pihak pemilik atau penyewa kapal
• Menyiapkan kebutuhan para awak kapal, seperti makanan dan minuman, transportasi, penginapan, dan sebagainya
• Mengisi bahan bakar dan air tawar sesuai kesepakatan dengan pihak service supplier
• Mengurus perawatan maupun perbaikan kapal, jika memang terjadi kerusakan yang masih menjadi tanggung jawab pihak penyewa
• Memperpanjang dokumen-dokumen kapal yang masa berlakunya habis, tetapi masih termasuk sebagai beban pemberi wewenang
• Menyusun pembukuan serta pencairan muatan atau canvassing
• Menerbitkan bill of lading atau konosement atas nama pemilik/penyewa kapal

Memberangkatkan Kapal
Sebelum kegiatan bongkar-muat selesai, shipping agency Indonesia harus membuat perintah berlayar atau sailing order. Surat tersebut harus siap maksimal 5 jam sebelum keberangkatan, karena harus diteruskan ke pihak-pihak terkait.

Setelah kapal berangkat, agen cabang harus segera mengirim departure report kepada shipping agency pusat serta ke bagian keuangan. Dokumen tersebut memuat kondisi kapal, jumlah muatan yang dimuat atau bongkar, hingga perkiraan tiba.

Layanan Cargo Document
Tugas shipping agency tidak terbatas pada aktivitas untuk menyandarkan dan memberangkatkan kapal saja, tetapi juga layanan cargo document. Dokumen ini berhubungan dengan muatan yang berada di dalam kapal, seperti:

• Shipping instruction
• Loading list
• Mate receipt
• Bill of lading
• Cargo manifest
• Freight manifest

Melihat kompleksnya tugas shipping agency Indonesia, wajar jika semakin banyak yang tertarik untuk menggunakan jasa mereka. Sebab dengan begitu, tugas perusahaan akan menjadi semakin ringan.